Ett ekonomisystem består i grunden av två komponenter: Ett informationssystem och ett standardsystem. I informationssystemet lagras och bearbetas informationen, antingen manuellt, semiautomatiskt eller helt automatiskt. Standardsystemet är ett system med standarder för företagets interaktion med omvärlden. Ett företags ekonomisystem är sammansatt av flera olika moduler som integrerar företagets olika verksamheter med varandra.

Företag samlar på sig stor mängder information som lagras på olika ställen i organisationen. Detta resulterar ofta i att det är ett tidsödande arbete att leta rätt på informationen även om den finns inom organisationen. Ekonomisystemets främsta uppgift är att komma till rätta med att all information som företaget har om omvärlden är fragmenterad i företaget och göra all information lättillgänglig för företagets medarbetare. All information företaget har om kunder, konkurrenter, formalia, myndigheter mm samlas i en och samma databas. En logiskt strukturerad användarplattform möjliggör sedan snabb tillgång till all denna information.

Även ett standardiserat ekonomisystem kan i viss mån anpassas efter företagets verksamhet och organisation. För det mesta krävs dock att även företagets organisation måste anpassas vid införandet av ett nytt ekonomisystem. Inte sällan leder detta till konflikter och motstånd eftersom medarbetarna är vana vid en viss arbetsprocess och inte är välvilligt inställda till att behöva anpassa denna på grund av ett nytt ekonomisystem. En annan grund för ett motstånd mot införandet av ett nytt ekonomisystem är ofta att medarbetarna är medvetna om att transparensen ökar eftersom ekonomisystemet ger en tydlig bild av vad avdelningar och enskilda medarbetare presterar. Detta väcker helt naturligt olustkänslor även hos ambitiösa medarbetare och därför är det viktigt att inte ekonomisystemet uppfattas som ett övervakningssystem.

Ett nytt ekonomisystem för även med sig förändringar i företagets organisation. Detta innebär helt naturligt att avdelningar kan behöva slås samman eller avvecklas och på individnivå innebär detta ofta att medarbetare måste sägas upp då deras arbetsuppgifter rationaliseras bort.

Tidredovisning är ett mycket viktigt instrument för att underlätta planeringen av ett företags verksamhet. Resultaträkning och balansräkning ger besked om företagets verksamhet är lönsam eller ej. Om du kompletterar detta med tidredovisning så får du med stor sannolikhet även besked om varför verksamheten är lönsam eller olönsam. Med hjälp av tidredovisning får du som beslutsfattare underlag för såväl budgeteringsarbete som detaljerad planering av företagets verksamhet och arbetsfördelning. Med tidredovisning får ni ett mer korrekt underlag för er budget eftersom ni inte behöver bygga budgetarbetet i samma utsträckning på uppskattningar utan kan använda er av de faktiska kostnaderna.

Olika metoder för tidredovisning

• Individuell tidredovisning
• Frekvensstudier
• Skattningar

Individuell tidredovisning innebär vanligtvis att medarbetarna fortlöpande redovisar hur de fördelat sin arbetstid på olika arbetsuppgifter och projekt med jämna tidsintervall.

Frekvensstudier är i stort sett individuell tidredovisning men med den skillnaden att frekvensstudier inte är en fortlöpande tidredovisning. Frekvensstudier genomförs en eller flera gånger om året men ibland också med flera års mellanrum.

Skattningar genomförs, precis som fallet är med frekvensstudier, en eller flera gånger om året och ibland mer sällan. Skillnaden mellan skattningar och frekvensstudier är att frekvensstudier är mätningar medan skattningar är just uppskattningat. Vid skattningar så får medarbetarna uppskatta hur de fördelat sin arbetstid under en viss tidsperiod.

Det är ganska uppenbart för alla och envar att individuell tidredovisning är den tidredovisningsmetod som är mest exakt. Dock bör man alltid ha i åtanke att det inte finns anledning till att använda sig av en mer omfattande metod för tidredovisning än vad företagets verksamhet kräver. Tidredovisning är naturligtvis förenat med kostnader för lämpligt ekonomisystem, arbetstid som åtgår till redovisning samt bearbetning av de tidsuppgifter som redovisats. Redan vid valet av företagets ekonomisystem bör val av metod för tidredovisning gjorts så att redovisningen kan implementeras i hela företagets verksamhet.